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El SAC (sistema de administración de costos) puede visualizarse como un sistema de información integrado por una estructura y un proceso. El propósito de un sistema de administración de costos es ayudar a la administración a maximizar sus utilidades en la actualidad y en el futuro. La siguiente figura permite entender de una manera global esta nueva filosofía, así como el papel que juega cada uno de los elementos que integran este modelo.
Un sistema de administración de
costos debe considerar, como
piedra angular en su diseño, la estrategia del negocio. De esta manera,
un SAC debe definir perfectamente qué parte de la estrategia de la
organización pretende costear, y qué beneficios espera obtener en el
futuro. De una manera general, podemos decir que el proceso de diseño e
implementación del SAC se fundamenta en el proceso de planeación
estratégica:
1. Plantear una misión clara y sucinta de la empresa, esto es, la razón de ser del área o proceso dentro de la empresa.
2. Determinar los procesos claves y los principales objetos de costo, lo cual implica conocer cuáles son los procesos que son básicos para cumplir con la misión de la organización, y cuáles serán los objetos que en última instancia habrán de ser costeados.
3. Determinar los procesos de apoyo, o sea, las áreas que habrán de brindar soporte a los procesos clave del negocio (administración, recursos humanos, etcétera).
4. Definir los objetivos estratégicos de cada proceso, determinando las estrategias y metas a largo plazo de cada uno de ellos.
5. Establecer los objetivos operativos principales de cada proceso, a fin de establecer cómo las estrategias y metas a largo plazo habrán de ser llevados a cabo.
Una vez definidos los principales factores estratégicos en los que se soportará, el sistema de administración de costos funge como sistema integrador del manejo de los costos en una organización.
Composición de un sistema de administración de costos
Se presenta a continuación una explicación de cada uno de los módulos que integran el sistema de administración de costos.
a. Módulo de costos directos o variables: En este módulo es relevante recordar el concepto de costo directo, definido como el costo variable de los productos. Este costo incluye los insumos, servicios y gastos variables en función de los productos manufacturados o comprados.
b. Modulo de costeo basado en actividades: Este módulo representa el cambio de paradigma en cuanto al costeo de productos. Esta herramienta de costeo basado en actividades permite tener un costeo más lógico de los productos pues elimina los sesgos que un sistema tradicional basado en el prorrateo de costos fijos de producción en función de volumen, al identificar cuáles actividades generan cuáles costos.
c. Módulo de rentabilidad: Este módulo es importante porque facilita la toma de decisiones acerca de las líneas o los productos que deben mantenerse o eliminarse, así como el análisis de cuáles clientes deben conservarse o perderse, o qué rutas o zonas deben permanecer o desaparecer. Hoy en día esta serie de decisiones son fundamentales para que una empresa pueda permanecer a largo plazo.
d. Módulo de análisis de atractividad: En este módulo es relevante entender el concepto de atractividad, es decir, el grado de potencialidad de las contribuciones futuras de efectivo que los productos y clientes pueden aportar a la organización. Tanto los clientes como los productos pueden clasificarse según dicho potencial como se muestra en la siguiente figura.
e. Módulo de análisis de la cadena de valor: En este módulo los siguientes conceptos son importantes para entender los beneficios que brinda su utilización:
• Valor Es el motivo que atrae a las personas hacia aquellos productos o servicios que satisfacen sus necesidades. La fuerza del valor depende de necesidades, utilidades y costos que varían de una persona a otra, o de un
momento a otro.
• Cadena de valor Es el uso explícito, formal y consciente de la información de costos y de valor en el desarrollo de estrategias encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible para la empresa. Esto se realiza
después de detectar los procesos de la empresa a través de los cuales se hace llegar un satisfactor a los clientes.
• Generadores de valor (value drivers) Son los disparadores del valor de cada proceso de la organización, es decir, factores de medición del valor que los clientes dan a cada proceso estratégico de la empresa,
independientemente del valor que asignan a los productos. Algunos ejemplos son el número de innovaciones a los productos, cumplimiento de especificaciones y cumplimiento en fechas de entrega del producto, etc.
f. Módulo de costos de calidad: En este módulo el concepto más importante es el Costo de calidad, es el costo en el que se incurre por no hacer las cosas bien en la primera ocasión.
g. Módulo de sistemas de indicadores: Este módulo integra una serie de indicadores que cada organización debe seleccionar de tal manera que se propicie el mejoramiento continuo.
h. Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad financiera: La calidad de la información de la contabilidad financiera está relacionada con la calidad que proporciona la contabilidad de costos. Por ello, es importante que estas dos áreas se integren correctamente para proporcionar a sus usuarios información oportuna y relevante. La interrelación entre los sistemas de administración de costos y la contabilidad financiera es cada vez más factible debido a la flexibilidad que tienen en la actualidad los diferentes sistemas de tecnología de información como son los ERP.
Ventajas de un sistema de administración de costos
Entre las principales ventajas que brinda un Sistema de Administración de Costos se pueden mencionar las siguientes:
• Pone en evidencia los costos que no agregan valor.
• Identifica los procesos caros o poco eficientes.
• Hace evidente la necesidad de contar con un programa de calidad, de entrega a tiempo, de flexibilidad, de automatización, etcétera.
• Permite auditar inversiones de capital.
• Identifica los síntomas, problemas y soluciones para desplazarse hacia otros ambientes de manufactura.
• Mejora la actuación en la toma de decisiones.
• Permite utilizar un sistema de costos a un nivel estratégico.
Uno de los ocho módulos que integran al SAC es el costeo basado en actividades, que brinda las siguientes ventajas a las empresas:
• Planear, administrar y reducir costos.
• Identificar las actividades que no agregan valor, sin necesidad de estudios especiales, y monitorear su posible eliminación para mejorar la liquidez y rentabilidad de la empresa.
• Facilitar el proceso de mejoramiento continuo no sólo en programas de reducción de costos, que en muchos de los casos pueden ser temporales.
• Hacer evidente la necesidad de un programa de calidad, de entrega a tiempo, etcétera.
• Identificar y medir correctamente los costos de calidad como un elemento del costo del proceso productivo y del producto.
• Identificar los costos de los recursos consumidos por las actividades y determinar la eficiencia de éstas.
• Identificar oportunidades de inversión y cuantificar los costos de la mala calidad y la entrega a destiempo.
Cómo utilizar la información de administración de costos a fin de pasar de la acumulación a la administración de costos
En el siguiente apartado se presenta cómo determinar adecuadamente el costo de los productos y cómo analizar la información del costo, particularmente el de las distintas actividades requeridas para fabricar un producto o realizar un servicio. Esto permite identificar los puntos rojos en los que la organización debe enfocarse para implantar acciones inmediatas y acciones estructurales que incrementen la eficiencia de los procesos y, en consecuencia, se traduzcan en reducciones del costo de los productos y servicios.
Existen varios mecanismos a través de los cuales se analizan los costos y se establecen los planes de acción para la mejora. Uno de los más utilizados es el de formación de comités o grupos de mejora, en los que participa el personal clave directamente involucrado en el proceso que debe mejorarse. Es necesario tener muy en cuenta que no se puede seguir orientado hacia la simple acumulación de costos: se tiene que pasar a una administración de costos que propicie la mejora continua que habrá de llevar a una mejor posición competitiva de la empresa y que le asegure su permanencia a largo plazo.
Uno de los retos que las empresas tienen para mejorar su rentabilidad y competitividad es abandonar el concepto de sólo acumular costos y adoptar la administración de costos, sistema que facilita la implantación de estrategias que conducen a la mejora continua e incrementan la rentabilidad y la liquidez de la empresa.
1. Plantear una misión clara y sucinta de la empresa, esto es, la razón de ser del área o proceso dentro de la empresa.
2. Determinar los procesos claves y los principales objetos de costo, lo cual implica conocer cuáles son los procesos que son básicos para cumplir con la misión de la organización, y cuáles serán los objetos que en última instancia habrán de ser costeados.
3. Determinar los procesos de apoyo, o sea, las áreas que habrán de brindar soporte a los procesos clave del negocio (administración, recursos humanos, etcétera).
4. Definir los objetivos estratégicos de cada proceso, determinando las estrategias y metas a largo plazo de cada uno de ellos.
5. Establecer los objetivos operativos principales de cada proceso, a fin de establecer cómo las estrategias y metas a largo plazo habrán de ser llevados a cabo.
Una vez definidos los principales factores estratégicos en los que se soportará, el sistema de administración de costos funge como sistema integrador del manejo de los costos en una organización.
Composición de un sistema de administración de costos
Se presenta a continuación una explicación de cada uno de los módulos que integran el sistema de administración de costos.
a. Módulo de costos directos o variables: En este módulo es relevante recordar el concepto de costo directo, definido como el costo variable de los productos. Este costo incluye los insumos, servicios y gastos variables en función de los productos manufacturados o comprados.
b. Modulo de costeo basado en actividades: Este módulo representa el cambio de paradigma en cuanto al costeo de productos. Esta herramienta de costeo basado en actividades permite tener un costeo más lógico de los productos pues elimina los sesgos que un sistema tradicional basado en el prorrateo de costos fijos de producción en función de volumen, al identificar cuáles actividades generan cuáles costos.
c. Módulo de rentabilidad: Este módulo es importante porque facilita la toma de decisiones acerca de las líneas o los productos que deben mantenerse o eliminarse, así como el análisis de cuáles clientes deben conservarse o perderse, o qué rutas o zonas deben permanecer o desaparecer. Hoy en día esta serie de decisiones son fundamentales para que una empresa pueda permanecer a largo plazo.
d. Módulo de análisis de atractividad: En este módulo es relevante entender el concepto de atractividad, es decir, el grado de potencialidad de las contribuciones futuras de efectivo que los productos y clientes pueden aportar a la organización. Tanto los clientes como los productos pueden clasificarse según dicho potencial como se muestra en la siguiente figura.
e. Módulo de análisis de la cadena de valor: En este módulo los siguientes conceptos son importantes para entender los beneficios que brinda su utilización:
• Valor Es el motivo que atrae a las personas hacia aquellos productos o servicios que satisfacen sus necesidades. La fuerza del valor depende de necesidades, utilidades y costos que varían de una persona a otra, o de un
momento a otro.
• Cadena de valor Es el uso explícito, formal y consciente de la información de costos y de valor en el desarrollo de estrategias encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible para la empresa. Esto se realiza
después de detectar los procesos de la empresa a través de los cuales se hace llegar un satisfactor a los clientes.
• Generadores de valor (value drivers) Son los disparadores del valor de cada proceso de la organización, es decir, factores de medición del valor que los clientes dan a cada proceso estratégico de la empresa,
independientemente del valor que asignan a los productos. Algunos ejemplos son el número de innovaciones a los productos, cumplimiento de especificaciones y cumplimiento en fechas de entrega del producto, etc.
f. Módulo de costos de calidad: En este módulo el concepto más importante es el Costo de calidad, es el costo en el que se incurre por no hacer las cosas bien en la primera ocasión.
g. Módulo de sistemas de indicadores: Este módulo integra una serie de indicadores que cada organización debe seleccionar de tal manera que se propicie el mejoramiento continuo.
h. Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad financiera: La calidad de la información de la contabilidad financiera está relacionada con la calidad que proporciona la contabilidad de costos. Por ello, es importante que estas dos áreas se integren correctamente para proporcionar a sus usuarios información oportuna y relevante. La interrelación entre los sistemas de administración de costos y la contabilidad financiera es cada vez más factible debido a la flexibilidad que tienen en la actualidad los diferentes sistemas de tecnología de información como son los ERP.
Ventajas de un sistema de administración de costos
Entre las principales ventajas que brinda un Sistema de Administración de Costos se pueden mencionar las siguientes:
• Pone en evidencia los costos que no agregan valor.
• Identifica los procesos caros o poco eficientes.
• Hace evidente la necesidad de contar con un programa de calidad, de entrega a tiempo, de flexibilidad, de automatización, etcétera.
• Permite auditar inversiones de capital.
• Identifica los síntomas, problemas y soluciones para desplazarse hacia otros ambientes de manufactura.
• Mejora la actuación en la toma de decisiones.
• Permite utilizar un sistema de costos a un nivel estratégico.
Uno de los ocho módulos que integran al SAC es el costeo basado en actividades, que brinda las siguientes ventajas a las empresas:
• Planear, administrar y reducir costos.
• Identificar las actividades que no agregan valor, sin necesidad de estudios especiales, y monitorear su posible eliminación para mejorar la liquidez y rentabilidad de la empresa.
• Facilitar el proceso de mejoramiento continuo no sólo en programas de reducción de costos, que en muchos de los casos pueden ser temporales.
• Hacer evidente la necesidad de un programa de calidad, de entrega a tiempo, etcétera.
• Identificar y medir correctamente los costos de calidad como un elemento del costo del proceso productivo y del producto.
• Identificar los costos de los recursos consumidos por las actividades y determinar la eficiencia de éstas.
• Identificar oportunidades de inversión y cuantificar los costos de la mala calidad y la entrega a destiempo.
Cómo utilizar la información de administración de costos a fin de pasar de la acumulación a la administración de costos
En el siguiente apartado se presenta cómo determinar adecuadamente el costo de los productos y cómo analizar la información del costo, particularmente el de las distintas actividades requeridas para fabricar un producto o realizar un servicio. Esto permite identificar los puntos rojos en los que la organización debe enfocarse para implantar acciones inmediatas y acciones estructurales que incrementen la eficiencia de los procesos y, en consecuencia, se traduzcan en reducciones del costo de los productos y servicios.
Existen varios mecanismos a través de los cuales se analizan los costos y se establecen los planes de acción para la mejora. Uno de los más utilizados es el de formación de comités o grupos de mejora, en los que participa el personal clave directamente involucrado en el proceso que debe mejorarse. Es necesario tener muy en cuenta que no se puede seguir orientado hacia la simple acumulación de costos: se tiene que pasar a una administración de costos que propicie la mejora continua que habrá de llevar a una mejor posición competitiva de la empresa y que le asegure su permanencia a largo plazo.
Uno de los retos que las empresas tienen para mejorar su rentabilidad y competitividad es abandonar el concepto de sólo acumular costos y adoptar la administración de costos, sistema que facilita la implantación de estrategias que conducen a la mejora continua e incrementan la rentabilidad y la liquidez de la empresa.